Cũng như nhiều nhà doanh nghiệp khác, tôi biết rằng trong bước khởi đầu phát triển kinh doanh, điều quan tâm nhất là việc tìm kiếm khách hàng, thương lượng với các nhà cung cấp và làm theo đúng thời hạn.
Trong vài năm đầu bạn phải quán xuyến mọi việc, từ việc theo dõi các khoản tiền nong, xuất hóa đơn, phỏng vấn và tuyển nhân viên, gặp gỡ khách hàng và quản lý công nghệ thông tin.
Ở giai đoạn này, việc tạo dựng mặt bằng văn phòng phù hợp cho công ty bạn thường được xếp ưu tiên sau cùng.
Tuy nhiên khi công việc kinh doanh tiến triển đến một mức nào đó làm cho văn phòng của bạn có vẻ giống như một hộp diêm, đó chính là lúc bạn phải nghĩ đến chuyện kiếm mặt bằng khác, và bạn phải dành ít ra một thời gian ngắn để suy nghĩ thật thấu đáo về công việc này. Một kế hoạch di dời văn phòng có tính toán cẩn thận sẽ giúp việc dời chuyển suôn sẻ và tạo thuận lợi hơn cho kinh doanh, tuy rằng lợi ích này không thấy rõ lắm.

Những yêu cầu trong việc di dời
Việc đầu tiên trong chiến lược di dời của bạn là nên liệt kê ra ba yêu cầu ưu tiên nhất. Những yêu cầu này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình và có thể bao gồm:

• Nhu cầu tăng mặt bằng cho việc phát triển
• Một môi trường thân thiện hơn đối với nhân viên.
• Khả năng tiếp cận với khách hàng tốt hơn.
• Nhu cầu cắt giảm chi phí.
• Hợp đồng thuê nhà hiện tại của bạn hết hạn.

Sau khi vạch ra các yêu cầu của mình, bạn cần quyết định xem ai sẽ quản lý việc di dời – giám đốc văn phòng, trợ lý hay thuê người bên ngoài? Người quản lý việc di dời phải chịu toàn bộ trách nhiệm tổ chức di dời và sẽ người chịu trách nhiệm chính trong việc liên hệ với các bên liên quan, từ công ty thiết kế và xây dựng cho đến nhân viên và khách hàng.
Cần chú ý sao cho bộ phận này được tổ chức chặt chẽ và có động cơ làm việc tốt, đồng thời họ cũng phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ thời gian và trong hạn mức kinh phí đã thống nhất.

Thu thập ý kiến của nhân viên
Bước tiếp theo là để nhân viên đóng góp ý kiến. Hãy nhìn thẳng vào sự thật sau đây – một trong những lý do chính để bạn khởi nghiệp kinh doanh riêng của mình có lẽ là việc bạn không muốn có một người chủ luôn ra quyết định trên đầu bạn – ngay cả khi những quyết định đó liên quan đến bạn! Nhân viên của bạn cũng cảm thấy như vậy không ngoài lý do ấy. Hãy thông báo cho họ và để họ tham gia: cho họ biết việc chuyển địa điểm sẽ tác động tới cơ cấu của công ty như thế nào, kể cả những ảnh hưởng đến sự ổn định của công việc của họ, như việc phải tốn thêm chi phí đi lại, hoặc việc cắt giảm tiền thưởng do tốn chi phí di dời.
Để giảm thiểu tối đa sự lo lắng của nhân viên của bạn, hãy để cho họ tham gia trong mọi quyết định. Hãy đưa ra các bảng câu hỏi, tổ chức biểu quyết những vấn đề lớn, yêu cầu họ góp các sáng kiến, lắng nghe và hồi đáp những mối quan tâm của họ và để họ gặp gỡ với công ty thiết kế văn phòng mới.

Bài này được Daniel Taylor, Giám đốc điều hành Công ty Metro Design Consultants viết cho Bytestart readers (Phần 2)